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  • 电子科技大学中山学院学籍档案管理实施细则

    作者:教务处    审稿人:   来源:admin   发布时间:2017年07月06日   已被浏览
    第一条 为进一步规范我校学生学籍档案管理工作,提高档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高校学校档案管理办法》和上级主管部门有关规定,结合我校实际,特制定本细则。
    第二条 学籍档案是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证,与学生个体密切相关的,经归档整理后,由校档案室永久保存的档案。学籍档案主要由学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕(结)业等材料组成。
    第三条  我校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质档案管理工作的同时,同时做好电子学籍档案管理工作,确保两者内容一致。学籍纸质档案由校档案室保存和提供查阅,学籍电子档案的数据库安全、数据管理、用户权限设定等工作由归档部门负责。
    第四条  学校档案室负责指导各归档单位做好纸质档案的立卷归档工作。
    第五条  各归档单位学籍档案管理人员(含基层档案员)的具体工作职责是负责或组织本单位所负责的学籍档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。
    第六条 归档分工
    1、招生与就业处负责“X省普通高等学校录取新生名册”归档;
    2、各二级学院负责本单位“学生名单”、“学籍卡”、“学业成绩”归档;
    3、教务处、学生工作(部)处负责“学生奖惩情况”归档;
    4、教务处负责“学籍异动”归档。
    第七条 归档时间
    1、“学生名单”、“学籍卡”、“学业成绩”等学籍档案(含历届结业换证)于学生毕业当年10月底前归档
    2、其他学籍档案于每年4月底以前完成上一年度各种载体文件材料的归档工作。
    第八条 归档要求
    1、所有归档材料均应为原件,归档材料应按归档范围收集齐全完整,各栏目均应填写清楚、内容准确;
    2、书写材料应打印或钢笔填写,字迹清晰,不得用圆珠笔或铅笔填写,便于永久保存;
    3、如有其他情况,如档案材料归档后发生变更,须由归档部门负责人审核签署意见后及时更新或在备注栏内填写清楚;
    第九条 归档手续
    归档单位书写(打印)归档文件材料目录一式二份,并同时将目录和档案材料交档案室核对,核对无误后方可办理移交手续。
    第十条 档案管理
    1、档案室在接收档案时,要依据移交清单仔细核对,按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、去除金属物,进行装订,上柜排列,编制检索工具;
    2、定期检查入库档案,发现破损、变质的档案及时修补和复制,并作记录。做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防鼠、防盗的“八防”工作,定时记录库房温湿度,确保安全;
    3、做好档案材料的安全保密工作。
    第十一条 档案的开放和利用
    1、院内各单位因公查阅属本单位归档的档案,可以直接到档案室查阅;查阅非本单位的重要档案,须经被查阅单位和档案室负责人同意;
    2、校外单位查阅档案必须持介绍信,注明查阅目的、档案内容、查阅人姓名、职别,经档案室主管人同意,方可提供。办理学籍、成绩证明,需携带本人毕业证书和学位证书原件(受委托查阅他人学籍档案材料,应持有委托人的委托书);
    3、各类档案原则上限制在档案室内查阅,如确因工作需要必须借阅,需办理登记手续,借阅时间不超过两周。密级档案和有专利权的档案,一律不借出。仅有一套原件永久保存的档案一般也不借出;
    4、复制摘录档案室档案,应在档案查阅薄上登记。由档案管理工作人员在档案室内复制,不得擅自将档案带出档案室;
    5、借、查阅档案人员,必须对其档案的安全、保密和完整负责。不准带到公开场所,不得遗失、污损、折剪、涂改、圈划、抽页、调换、增删和转借,违者视问题性质和情节,严肃处理,直至追究法律责任。
    第十二条 本细则自颁布之日起实行,由教务处负责解释。